Steuerberater wechseln oder kündigen: Ablauf, Fristen und Unterlagen
So wechseln Sie den Steuerberater: Kündigung, Fristen, Herausgabe von Unterlagen, Übergabe an die neue Kanzlei, offene Honorare und typische Fehler beim Wechsel.
Sie können ein Steuerberatermandat grundsätzlich jederzeit beenden, in der Praxis kommt es aber auf Vertragsinhalt, offene Aufgaben und laufende Fristen an. Der Wechsel gelingt am besten, wenn Sie die Kündigung schriftlich erklären, die Übergabe der Unterlagen organisieren, den neuen Berater früh einbinden und offene Honorare klären. Dieser Ratgeber beschreibt den Ablauf Schritt für Schritt und weist auf die typischen Stolpersteine hin.
Wann ein Wechsel sinnvoll ist
Gründe für einen Wechsel sind etwa schlechte Erreichbarkeit, fehlende Branchenkenntnis, intransparente Rechnungen, verpasste Fristen oder gewachsene Anforderungen, die die bisherige Kanzlei nicht abdeckt. Prüfen Sie vorher, ob ein klärendes Gespräch das Problem löst. Wenn nicht, ist der Wechsel eine legitime Option. Sie müssen sich dafür nicht rechtfertigen, ein sachlicher Ton hilft aber bei der Übergabe.
Kündigung: Form und Frist
Das Mandat ist rechtlich in der Regel ein Dienstvertrag. Maßgeblich sind die Vereinbarungen im Mandatsvertrag, etwa Kündigungsfristen oder Mindestlaufzeiten. Für Dienstverträge, die auf besonderem Vertrauen beruhen, sieht das Bürgerliche Gesetzbuch ein besonderes Kündigungsrecht vor (§ 627 BGB). Ob diese Regelung in Ihrem Fall greift, hängt von der Ausgestaltung ab; bei Zweifeln lassen Sie sich beraten.
Praktisch empfiehlt sich:
- Vertrag prüfen: Fristen, Form, Pauschalen und Laufzeiten.
- Schriftlich kündigen: Per Brief oder E-Mail mit Nachweis des Zugangs.
- Termin nennen: Zum Beispiel zum Ende eines Quartals oder Wirtschaftsjahres.
- Offene Aufgaben klären: Welche Abschlüsse, Erklärungen oder Fristen laufen noch?
- Übergabe vereinbaren: Wer liefert was bis wann?
Zeitpunkt klug wählen
Ein Wechsel mitten in der Abgabefrist kann Hektik verursachen. Sinnvolle Zeitpunkte sind der Jahreswechsel, nach Abschluss des Jahresabschlusses oder nach Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung. Klären Sie, welche Fristen in den nächsten Wochen anstehen, und wer sie einhält. Wenn Steuererklärungen oder Voranmeldungen fällig sind, sollte die Zuständigkeit klar festgelegt sein, damit keine Lücke entsteht und Verspätungszuschläge vermieden werden.
Unterlagen und Handakten
Der Berater führt Handakten, in denen Unterlagen und Korrespondenz zu Ihrem Mandat liegen. Nach dem Steuerberatungsgesetz muss er Ihnen auf Verlangen die Handakten herausgeben, hat aber unter bestimmten Voraussetzungen ein Zurückbehaltungsrecht, solange Honorar offen ist. Eigene Arbeitsergebnisse der Kanzlei, etwa Buchführungsdaten, sollten Sie in einem gängigen digitalen Format erhalten. Fragen Sie bei der Kündigung ausdrücklich nach:
| Unterlage | Bedeutung für den Wechsel |
|---|---|
| Buchführungsdaten (z. B. DATEV-Export) | Fortführung der Buchhaltung ohne Neuerfassung |
| Jahresabschlüsse und Steuererklärungen | Nachweise und Basis für Folgejahre |
| Steuerbescheide | Grundlage für Einsprüche und Prüfungen |
| Lohnunterlagen | Fortführung der Lohnabrechnung |
| Vollmachten und Zugangsdaten | Rückgabe, Widerruf bei Finanzamt und Portalen |
| Fristenübersicht | Offene Termine und Zuständigkeiten |
Offene Honorare und Streit
Wenn Honorare offen sind, kann die Kanzlei die Herausgabe von Unterlagen verzögern. Klären Sie berechtigte Forderungen zügig und widersprechen Sie unberechtigten Rechnungen schriftlich. Bei Streit über die Höhe kann die Steuerberaterkammer vermitteln, und sie erstellt auf Antrag ein Gutachten zur Gebührenhöhe. Rechnungsprüfung erklärt der Ratgeber Steuerberater-Rechnung prüfen.
Rechenbeispiel, rein illustrativ: Eine Kanzlei hat noch 300 Euro netto offen und hält deshalb Unterlagen zurück. Sie zahlen unter Vorbehalt der Prüfung, vereinbaren schriftlich die Herausgabe und lassen die Rechnung später prüfen. Eine Verzögerung der Abgabe würde dagegen möglicherweise einen Verspätungszuschlag auslösen, der höher als der Streitbetrag ausfallen kann. Die Zahlen sind angenommen.
Übergabe an die neue Kanzlei
- Neuen Berater früh einbinden: Er kennt die Anforderungen an Datenformate.
- Mandatsübergabe koordinieren: Viele Kanzleien stimmen sich ab, wenn Sie beide von der Schweigepflicht entbinden.
- Vollmachten erneuern: Datenabruf und Vertretung beim Finanzamt anpassen.
- Offene Punkte dokumentieren: Laufende Verfahren, Einsprüche, Anträge.
- Neue Vereinbarung treffen: Leistungsumfang, Preis, Kündigung klar festhalten.
Wie Sie eine neue Kanzlei auswählen, steht im Ratgeber Steuerberater finden und auswählen.
Muster für die Kündigung in Kurzform
Eine Kündigung muss nicht lang sein, aber vollständig. Nennen Sie Ihren Namen und gegebenenfalls Ihre Steuernummer, bezeichnen Sie das Mandat und erklären Sie die Kündigung zu einem konkreten Datum. Bitten Sie darum, die Vollmachten gegenüber dem Finanzamt zu widerrufen oder Ihnen den Widerruf zu bestätigen. Verlangen Sie die Herausgabe Ihrer Unterlagen und der Buchführungsdaten in einem gängigen Format bis zu einem genannten Termin. Nennen Sie, falls bekannt, die neue Kanzlei als Empfängerin der Daten. Bitten Sie um eine Schlussrechnung und um eine Übersicht offener Fristen. Senden Sie das Schreiben so, dass Sie den Zugang nachweisen können. Das ist ein Gedankengerüst, keine Rechtsberatung; prüfen Sie Ihren Vertrag auf abweichende Vorgaben.
Vergessen Sie nicht, auch die Zugänge in Portalen und Banksystemen zu prüfen, die Sie der alten Kanzlei eingeräumt haben, und diese nach der Übergabe zu sperren.
Datenschutz und Zugänge beim Wechsel
Beim Wechsel wandern sensible Daten zwischen Kanzleien. Klären Sie, auf welchem Weg die Übergabe erfolgt und ob die Übertragung verschlüsselt ist. Verlangen Sie nach Abschluss eine Bestätigung, dass Zugänge zu Ihren Portalen, Bankdaten und Softwarekonten beendet wurden. Prüfen Sie auch, ob Ihre Unterlagen noch in Cloud-Speichern der alten Kanzlei liegen, und bitten Sie bei Bedarf um Löschung nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Die Kanzlei ist zur Verschwiegenheit verpflichtet, doch Sie bleiben Herr Ihrer Daten und dürfen nachfragen, wie mit ihnen nach Mandatsende umgegangen wird.
Häufige Fragen
Muss ich eine Kündigungsfrist einhalten?
Das hängt vom Vertrag und der Art der Leistung ab. Lesen Sie die Vereinbarung und klären Sie Zweifelsfälle vor der Kündigung.
Wie lange bewahrt die Kanzlei Unterlagen auf?
Die Aufbewahrungsfristen für Handakten sind gesetzlich geregelt und betragen mehrere Jahre. Fragen Sie die Kanzlei oder prüfen Sie das Steuerberatungsgesetz.
Darf der Berater Unterlagen zurückhalten?
Unter Umständen ja, wenn Honorar offen ist. Es gibt jedoch Grenzen, etwa bei Unterlagen, die Sie für Fristen benötigen. Lassen Sie den Einzelfall prüfen.
Quellen
- Gesetze im Internet — Steuerberatungsgesetz, BGB
- Bundessteuerberaterkammer — Berufsrecht und Streitschlichtung
- Verbraucherzentrale — Hinweise zu Dienstleistungsverträgen
